Tennisvereniging Tanthof Delft (hierna: TVT) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

1. Algemeen 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. TVT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement; 
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.  

Als tennisvereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens. 

2. Verwerking van persoonsgegevens van leden  

Persoonsgegevens van leden worden door TVT verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):  

• Verplicht aanmelden van lidmaatschap bij tennisbond (KNLTB); 
• Voeren van ledenadministratie;  
• Heffen c.q. incasseren van verschuldigde contributie;  
• Verstrekken van informatie via post, e-mail, nieuwsbrief, (beveiligde) website, informatieschermen in ons clubhuis alsmede de TVT App;  
• Uitnodigen voor en organiseren van bijeenkomsten en evenementen;  
• Faciliteren van het uitoefenen van de tennissport op onze tennisbanen; 
• Faciliteren van het beheren en exploiteren van ons clubhuis. 

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is:  

• Uitvoeren van een lidmaatschapsovereenkomst (op papier of via digitale inschrijvingsformulier op onze website). 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt TVT de volgende persoonsgegevens: 

• Voornaam; 
• Voorletter(s); 
• Tussenvoegsel; 
• Achternaam; 
• Geboortedatum; 
• Geslacht; 
• Straatnaam; 
• Huisnummer; 
• Postcode; 
• Woonplaats; 
• Land; 
• (Mobiel) Telefoonnummer; 
• E-mailadres; 
• KNLTB-lidnummer; 
• KNLTB-speelsterkte (enkel en dubbel); 
• Pasfoto.

In geval van het verstrekken van een machtiging voor automatische incasso worden de volgende gegevens aanvullend verwerkt: 

• IBAN-bankrekeningnummer; 
• Tenaamstelling bankrekeningnummer.

In het geval een lid gebruik maakt van de tennisbanen, clubdienst draait of deelneemt aan bijeenkomsten of evenementen (toernooi, competitie) worden de volgende gegevens aanvullend verwerkt: 

• Datum en tijdstip van bardienst, wedstrijd of baangebruik (afhangen). 

De persoonsgegevens van leden worden door TVT opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap en maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar ten behoeve van de fiscale bewaarplicht. 

3. Verwerking van persoonsgegevens van sponsors en/of leveranciers  

Persoonsgegevens van sponsors en/of leveranciers worden door TVT verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):  

• Voeren van financiële administratie;  
• Verstrekken van informatie via post of e-mail;  
• Uitnodigen voor en organiseren van bijeenkomsten en evenementen; 
• Faciliteren van het uitoefenen van de tennissport op onze tennisbanen; 
• Faciliteren van het beheren en exploiteren van ons clubhuis. 

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is:  

• Uitvoeren van een sponsorovereenkomst en/of leveranciersafspraken. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt TVT naast de bedrijfsnaam mogelijkerwijs de volgende persoonsgegevens: 

• Voornaam; 
• Voorletter(s); 
• Tussenvoegsel; 
• Achternaam; 
• Geslacht; 
• Straatnaam; 
• Huisnummer; 
• Postcode; 
• Woonplaats; 
• Land; 
• (Mobiel) Telefoonnummer; 
• E-mailadres; 
• IBAN-bankrekeningnummer; 
• Tenaamstelling bankrekeningnummer.

De persoonsgegevens van sponsors en/of leveranciers worden door TVT opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst. Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar ten behoeve van de fiscale bewaarplicht. 

4. Communicatie via e-mail en/of nieuwsbrief 

Communicatie met onze leden geschiedt vooral via e-mail. Bij uw aanmelding voor het lidmaatschap dient u daarom een geldig e-mailadres op te geven. Dit e-mailadres geeft u toegang tot onze website en TVT App. Daarnaast gebruiken we het e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven om u te informeren over relevante zaken, nieuwe activiteiten aan te kondigen en verslag te doen van georganiseerde activiteiten. Wanneer u lid bent van TVT ontvangt u automatisch de digitale nieuwsbrief. U kunt zich voor de desbetreffende nieuwsbrief uitschrijven door dit in uw persoonlijke gegevens via onze website aan te passen. Daarnaast wordt e-mail gebruikt voor informatie en herinneringen over activiteiten en bardiensten waarvoor u zich heeft opgegeven. 

5. Gebruik van ledenlijst 

Om het mogelijk te maken dat leden elkaar kunnen bereiken is het voor leden mogelijk om online (via website of TVT App) de ledenlijst te raadplegen. Toegang tot de online ledenlijst is beperkt tot enkel leden van TVT door middel van afgeschermde webpagina of TVT App. In beide gevallen dient een succesvolle authenticatie te hebben plaatsgevonden alvorens de ledenlijst kan worden ingezien. Authenticatie is alleen mogelijk door middel van het -bij onze ledenadministratie- geregistreerde emailadres. Daarnaast is een papieren exemplaar van de ledenlijst beschikbaar in het clubhuis. Desgevraagd kan een clubdienstvrijwilliger de ledenlijst aan een lid ter inzage geven. 

6. Verstrekking aan derden 

De gegevens die aan TVT worden verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.  

Wij sturen uw lidmaatschapsgegevens naar de KNLTB ten behoeve van het rechtstreeks KNLTB lidmaatschap en KNLTB-pas. Als gevolg van het rechtstreeks lidmaatschap is KNLTB een verwerkingsverantwoordelijke en is een verwerkersovereenkomst tussen TVT en KNLTB niet vereist. Als TVT maken wij via KNLTB gebruik van mijnknltb.toernooi.nl voor het organiseren van competities, open toernooien en/of clubkampioenschappen. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de betreffende competities en toernooien vindt hiertoe plaats. 

Wij maken gebruik van diensten van derde partijen. Ten behoeve van onze administratie, organisatie, planning en communicatie maken wij gebruik van Club Manager (en bijbehorende applicaties) van All United B.V. uit Noordwijk. De afgenomen diensten hiervoor zijn: 

• Het voeren van onze ledenadministratie; 
• Het voeren van onze financiële administratie; 
• Het faciliteren van geautomatiseerde interfaces met KNLTB; 
• Het beheren van de content van onze website, informatieschermen en TVT App; 
• Het verstrekken van relevante informatie via nieuwsbrieven of e-mail; 
• Het plannen en registreren van bardiensten en eventuele andere vrijwilligersdiensten; 
• Het afhangen c.q. reserveren van tennisbanen; 
• Het hosten van onze website en e-mailomgeving (tvtanthof.nl).  

Voor de uitvoering van onze financiële administratie is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens uitwisselen met banken. Deze banken (Rabobank en ING) zijn elk verwerkingsverantwoordelijke en is een verwerkersovereenkomst niet vereist. De (pin)transacties die worden verwerkt door ons kassasysteem, uitbesteedt aan Twelve B.V. en CCV, zijn niet herleidbaar naar natuurlijke personen. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 

7. Binnen de EU 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie. 

8. Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor expliciete toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

9. Bewaartermijn 

TVT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

10. Beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

• Bestuurs- en/of commissieleden die namens TVT toegang hebben tot persoonsgegevens is beperkt tot hetgeen uit hoofde van de betreffende functie noodzakelijk is; 
• Bestuurs- en/of commissieleden die namens TVT van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; 
• Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord is verplicht om toegang te krijgen tot onze systemen; 
• Netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals versleuteling van netwerkverbindingen en firewall; 
• Periodieke back-ups van de persoonsgegevens worden gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 

Indien hiertoe aanleiding is wordt gebruik gemaakt van pseudonimisering, anonimisering en encryptie van persoonsgegevens; 

11. Rechten omtrent uw gegevens  

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij vragen u om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken. Rectificatie en/of wijziging van uw persoonlijke gegevens is door uzelf mogelijk via het afgeschermde deel van onze website, nadat u bent ingelogd of via onze ledenadministratie.  

Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

12. Links naar en van andere websites  

Onze website en/of TVT App biedt links naar externe websites en aanbieders. Ons Privacy statement is niet van toepassing op deze externe websites en aanbieders. TVT is niet aansprakelijk voor het gebruik of de inhoud van internetsites waarnaar wordt verwezen of aanbieders welke gekoppeld zijn aan de website en/of App van TVT. 

13. Auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten  

Het auteursrecht van onze website, informatieschermen en TVT App en alle informatie binnen deze website berusten bij TVT of bij derden welke met toestemming dit (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan TVT. Het is dan ook niet toegestaan om de website (en onderdelen daarvan) elektronisch of anderszins te kopiëren, openbaar te maken en/of wijzigingen in (onderdelen van) de website aan te brengen zonder voorafgaande toestemming van TVT. 

14. Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen in alle redelijkheid uw klacht en/of vragen in behandeling nemen om tot een passende afwikkeling te komen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

15. Wijzigingen 

TVT behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy statement. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien TVT een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop TVT uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website, informatieschermen, TVT App en/of in een nieuwsbrief. 

16. Vragen 

Mocht u naar aanleiding van ons Privacy statement nog vragen of opmerkingen hebben neem dan contact met ons op: 

Secretariaat TVT: info@tvtanthof.nl 

Delft, 7 oktober 2020

versie 0.1